Cuatro Indicadores de Mantenimiento Infaltables en la Gestión de Flotas

Los responsables de mantenimiento de flotas tienen que estar tomando constantemente decisiones, para lo cual normalmente se apoyan en indicadores que les permiten saber si se está yendo por el camino correcto.

Los responsables de mantenimiento tienen que estar tomando decisiones constantemente, para lo cual normalmente se apoyan en indicadores que les permiten saber si se está yendo por el camino correcto, obteniendo resultados adecuados o, por el contrario, si se requiere tomar algún tipo de acción.

Dicho esto, ¿cuáles son los indicadores de mantenimiento de flota que nos permiten saber dónde estamos y tomar decisiones acertadas? Pues, los indicadores de mantenimiento podemos dividirlos al menos en cuatro grandes grupos:

⚡Grupo número 1, el más importante desde un punto de vista técnico, los indicadores de disponibilidad.

⚡Grupo número 2, los indicadores que tienen que ver con el área económica, es decir, los indicadores de coste.

⚡Grupo número 3, los indicadores de gestión de órdenes de trabajo.

⚡Grupo número 4, los indicadores relacionados a la gestión de la operación, que suelen estar ligados a otros departamentos, incluye por ejemplo la gestión de incidencias en vía.

Desde luego que hay otros indicadores, como por ejemplo los que tienen que ver con la gestión medio ambiental, pero estos indicadores suelen ser manejados por departamentos ajenos a Mantenimiento, aunque se ven influenciados notablemente por éste.

Antes de profundizar en los grupos mencionados y la escala temporal a usar, hay que decir que resulta llamativo como en ocasiones algunos dueños de vehículos adquieren un software para gestión de flotas y solo después de cierto tiempo, con todo ya implementado y funcionando, es que se plantean qué indicadores son los que podrían usar o desarrollar. Una de las cosas más importantes de un software es precisamente obtener los indicadores que nos permitan tomar decisiones, por tanto, lo lógico es todo lo contrario, primero debemos plantearnos lo que necesitamos y después buscamos el software que cubra esos requerimientos o la forma de obtener esos indicadores.

Un jefe de mantenimiento tiene que plantearse en primer lugar qué indicadores son los que necesita. Los responsables del mantenimiento de flotas suelen estar en el centro de los problemas, a tal punto que se les confunde con el problema mismo, es decir, se plantea que el problema es el personal de mantenimiento en sí y no la calidad de los vehículos o cualquier otro factor. El departamento de mantenimiento tiene que demostrar constantemente, incluso más que otros departamentos, que su gestión es la correcta, y para eso lo mejor es poder mostrar números que muestre al resto de los integrantes de la organización (operaciones, niveles directivos, responsables de seguridad) qué es lo que está ocurriendo en mantenimiento: en primer lugar, dónde están (una fotografía del momento); y en segundo lugar si se está mejorando o empeorando. Para eso lo mejor es mostrarlo en términos numéricos que reflejen fielmente cuál es la situación.
Entre los cuatro grupos mencionados anteriormente son bastantes los indicadores que encontramos, así que se tiene que seleccionar cuáles son los que realmente nos aportan información, teniendo siempre presente porqué calculamos indicadores. La premisa es basarnos en datos, lo que nos aporta el mantenimiento y las órdenes de servicio son datos, pero estos datos hay que procesarlos, y una vez procesados éstos se convierten en información, y esa información es la que nosotros usamos para tomar decisiones. Nunca debe olvidarse esta secuencia: datos que se convierten en información, que nos ayuda a tomar decisiones.
Antes de abordar los indicadores, tenemos que resolver dos problemas: El primero de ellos, ¿sobre qué base temporal lo hacemos? Y el segundo, ¿sobre qué ítems vamos a calcular estos indicadores?
En cuanto a la base temporal hay que partir diciendo que hay muchas bases temporales, por ejemplo, podemos elegir la Base Temporal Mensual, para ir calculando los indicadores mensualmente, en éste reseteamos el contador a cero el día uno de cada mes, y finalizamos el último día del mes, sea 30, 31 o 28, y así vamos calculando mes a mes, esta es la que más comúnmente usan en empresas transportistas; pero resulta que hay otras dos bases temporales ciertamente interesantes, la Base Temporal Anual, en la que vamos a ir un año hacia atrás y vamos resetear el contador exactamente un año antes, para ir acumulando los eventos (y sus tiempos) que acontecen durante ese año, finalizando el último día de ese período, dando como resultado todo lo que ha sucedido de forma anual.
¿Qué ventaja tiene este indicador anual sobre el indicador de base mensual? Pues que el indicador de base mensual presenta muchos picos, algunas veces, por ejemplo, si nos topamos con un cese de operaciones general o una actividad de gran magnitud (como pintura general de la unidad o reparación completa del motor), todos los indicadores se nos irán a cero, sucediendo también muy probablemente que al mes siguiente se nos vayan al tope. De manera que vamos a encontrar grandes oscilaciones en la base mensual. Pero si elegimos una base diferente, en la que podamos ver qué es lo que ha ocurrido en todo un año, contemplando períodos vacacionales o lapsos entre contratos, o semanas de baja cantidad de viajes, así como períodos de mucha exigencia a los vehículos, eventos que ocurren de una forma periódica a lo largo del año, pues los números serán mucho más estables.
Encontramos una tercera base, que es la Base Anual Año Natural, donde se resetea el contador el primero de enero de cada año y va acumulándose hasta el último día del período que estemos considerando. En otras palabras, irá acumulándose mes a mes hasta completar todo el año.
Son entonces tres bases temporales:

⚡La Base Temporal Mensual que oscila mucho.

⚡La Base Temporal Año 12 Meses, que tiene mucha menos oscilación que si comparamos lo que ocurre mes a mes.

⚡y la Base Año Natural, en la que vamos viendo qué tendencia va proyectándose hacia el final de año.

El valor de un indicador no sólo es importante por su valor absoluto, o sea, el valor o dato que presente un mes, sino por la evolución que presenta. Por tanto, tenemos que comparar el dato por lo menos con los 12 últimos datos, o quizás con los últimos 24 meses, o incluso puede llegarnos a interesar períodos más largos. En todo caso lo importante es ver cómo ese indicador va evolucionando.
De manera que, cuando queremos mostrar a otra persona desde la gerencia de mantenimiento cómo ha ido evolucionando el departamento, dónde estábamos y dónde estamos, lo que tenemos que mostrar como mínimo son 12 datos en cada una de esas tres bases, en la base mensual, en la base 12 meses, y en la base año natural. ¿Y cuál de esas tres bases de tiempo (que corresponden a tres gráficas con comportamiento diferente) es más importante? ¿Cuál es la que aporta más información? ¿mes, 12 meses, o año natural?
Esto varía de acuerdo al criterio de cada quien. La opinión de algunos expertos es que la mejor o más real información es la que tiene el dato acumulado más largo, que es la de 12 meses, es decir, observando cómo evoluciona el parámetro en los últimos 12 meses; mientras que la mensual ayuda a explicar cuáles son las variaciones que vemos en 12 meses; y la del año natural resulta en la menos útil de todas porque al principio del año es exactamente igual que la base mensual, y al final de año es exactamente igual que la de 12 meses, simplemente es una curva intermedia que permite saber hacia dónde apuntamos para final de año y nada más. Así pues, para muchos, la más importante es la de 12 meses.
¿Entonces debemos calcular solo esa o todas? Lo ideal es calcularlas todas para después seleccionar la que más información nos aporte, pero un gestor de mantenimiento debe calcularlas todas, para después, en función del informe que tenga que transmitirse a otras personas, se seleccione el dato que se crea más conveniente.
El otro problema que enfrentamos al calcular indicadores es sobre qué ítem hacerlo. ¿Lo hacemos sobre cada vehículo? ¿Sobre un subsistema o grupo funcional del vehículo? ¿lo hacemos sobre toda la flota como un todo? ¿por unidad de negocios o tipo de vehículo?
Hasta cierto punto, dependiendo de cómo se le mire esto puede llegar a ser una gran incógnita, porque imaginemos que, por ejemplo, estamos calculando la disponibilidad. ¿Qué nos aporta información? ¿La disponibilidad que ha tenido cada vehículo individualmente o la disponibilidad que ha tenido toda la flota en conjunto? ¿Cuál es el que más información nos aporta?
Nuevamente la respuesta es que todos nos aportan información. Probablemente la información para la alta gerencia nos exige basarnos en los niveles más altos, flota en su totalidad o por unidad de negocio. En contraposición, al nivel del jefe de mantenimiento le aporta mucha información ver los indicadores por vehículo o incluso por grupo funcional. Esto quiere decir que todos los niveles nos aportan información, y dependiendo de quién lo vaya a utilizar se precisará una información u otra.
Un software para mantenimiento de flotas debe permitir calcular cualquiera de los indicadores que decidamos, en cualquiera de las bases temporales, en cualquiera de los ítems, y en cualquiera de los niveles jerárquicos, permitiendo seleccionar exactamente y con facilidad lo que queremos mostrar.
Como hablamos de mucha información, se hace imperioso seleccionar un pequeño conjunto de ítems, una base temporal, un pequeño grupo de indicadores de disponibilidad, un pequeño grupo de indicadores de coste, y un pequeño grupo de indicadores de gestión de órdenes de trabajo, para lo que entendamos que es más representativo, seleccionando sólo pequeños grupos de cosas, aunque siempre teniendo la posibilidad de seleccionar lo que queramos.
Resumiendo, tenemos cuatro grandes grupos de indicadores, tres grandes bases temporales, y podemos referir nuestros indicadores a diversos ítems, dado que todos nos aportan información en mayor o menor medida valiosa. El jefe de mantenimiento es quien debe hacer un trabajo de selección de entre todos los indicadores de los que dispone, entre las bases temporales que dispone, y sobre los ítems que requiera controlar para determinar cuáles son los que realmente aportan más información para tomar decisiones.
Si te ha parecido interesante los temas tratados te invitamos a compartir este texto con colegas y con personal vinculado al área de mantenimiento. En próximos artículos abordaremos uno a uno cuáles son los indicadores que pueden seleccionarse tanto para medir la Disponibilidad, los Costos, la Gestión de Órdenes de Trabajo y la Gestión de Operación.

⚡¿Quiéres leer más artículos similares?
Suscríbete a nuestro boletín para que recibas información sobre administración de flotas, novedades del sector transporte, y tips de gerencia y tecnología.

Para suscribirte simplemente haz click AQUÍ y en el formulario colocas tus datos y seleccionas "Otro" como Motivo de Contacto; o también puedes escoger la opción "Deseo recibir una propuesta técnica financiera del software" en caso de que quieras conocer más a profundidad cómo TRANSPORTEX puede ayudarte a gestionar profesionalmente el mantenimiento de tu flota.

¿Desea regresar al enlace anterior?