10 Tips para una buena administración de flota

La visión de las empresas logísticas respecto al transporte ha cambiado. Ahora, éste representa una posibilidad de incrementar la productividad.

Las características de las cadenas logísticas hoy día son muy claras; deben ser visibles, veloces, flexibles, constantes, confiables y una vez que alcanzan este nivel, automáticamente se vuelven rentables. Con base en ello podemos relacionarlas a la operación del transporte, parte protagonista e indispensable de estas cadenas.

El transporte es parte fundamental en los tres indicadores de desempeño clave que miden este tipo de cadenas: fill rate, niveles óptimos de inventario y costos logísticos, por lo que su participación debe tener voz, voto y desarrollo en los esquemas de colaboración en que se están moviendo las cadenas globales.

Cuando nos referimos a voz y voto pretendemos involucrar el tema del transporte en el funcionamiento de las cadenas para que todo el equipo logre las productividades (ahorros) que, de manera óptima, debemos generar en la cadena que participamos.

Para que el transporte pueda participar en esta búsqueda de la productividad, necesita ganar dinero. El 80% del autotransporte en México se subcontrata y esta forma de traslado participa con un 56% de la distribución de mercancías en el país.

Pero independiente a la rentabilidad del autotransporte, aquí nos enfocaremos hacia las líneas transportistas que fungen cómo protagonistas de cadenas logísticas y de cómo internamente pueden hacerse rentables para llegar con tarifas más atractivas y precios con previos ajustes internos de administración.

¿Cómo aplicar los 10 tips de la rentabilidad? 

1. Estructura de costos. Toda empresa transportista debe tener desglosada su estructura de costos y verificar que su cumplimiento se haga viaje con viaje, éste es el punto fundamental para saber si están ganando o perdiendo dinero.

2. Verificar el rendimiento de las unidades y ser exigentes en el cumplimiento. Regularmente los estudios de tarifas manejan un rendimiento del combustible de 2.2 kilómetros por litro como minimo, pero debe buscarse subir este rendimiento a mínimo un 3.1 kilómetros por litro; recordemos que en la mayoria de los paises el diesel se incrementa mes a mes y después del conductor, el combustible es el jugador más importante en la estructura de costos (con 20% a 30% de participación).

3. Conocer y viajar físicamente las rutas. Estar al tanto de la ruta para buscar áreas de optimización y tener en cuenta el camino hacia los clientes, desvíos, atajos, casetas, tipo de carretera nos brindará la experiencia para que el operador sepa que aunque trabajemos desde un escritorio tenemos conocimiento del mercado de transporte.

Un gran problema en la logística es que los “expertos de escritorio” no conocen la operación de campo, por lo que es indispensable para las líneas transportistas unificar la operación de la flota de transporte.

4. Crear un plan de carrera de conductores. Es de considerar que este jugador representa entre el 20% y 30% en la estructura de costos de transporte. En estudios realizados por profesionales en transporte, el operador maneja dos grandes problemas, los cuales generan alta rotación y escasez en el mercado, estos problemas son el sueldo y el trato. De esta forma, es obligatorio implantarles un sentido de permanencia en la empresa, creándoles un desarrollo profesional que se reflejará en bonos de productividad y así ¡todos ganamos!

5. Capacitación conjunta a conductores y administrativos. En miras de establecer un solo idioma en la compañía, es significativo presentar a conductores, de acuerdo con criterio del dueño y del departamento de finanzas, el rumbo financiero de la empresa y cómo ellos juegan en la obtención de resultados y alcance de objetivos.

6. Mantenimiento preventivo, requerido y correctivo. En una línea de transporte, las unidades son las generadoras de dinero junto con los conductores ante lo cual, siempre deben estar en perfectas condiciones, una unidad de transporte detenida no genera ingresos a la compañía. Es preciso revisar el rubro de llantas ya que, nuevas o renovadas, forman parte entre un 6% y 12% de las estructuras de costos.

7. Dejar claro a los clientes. Los temas accesoriales como estadías, demoras, ciclos completos de cargaduras y firmar responsabilidades tanto del proveedor del transporte como del cliente. Internamente la línea transportista debe contar con una robusta estrategia comercial para vender fletes de regreso evitando al máximo el tema de vaciaje en las rutas vendidas; asimismo, es recomendable tener un enfoque cargado–cargado o bien dedicado para que sus rutas vendidas reflejen ganancias.

8. Equipos de alto desempeño con retos de productividad y administración de equipos de trabajo. Personal tanto administrativos y operativos que puedan participar de manera importante en los resultados financieros de la compañía; parte de su sueldo pudiera estar ligado a los resultados del equipo.

9. Robustos sistemas de tecnologías de información. Recordemos que el autotransporte en algunos países está completamente descentralizado y las herramientas tecnológicas de alto costo no serían una opción. Actualmente, aparte de Excel, hay soluciones de transportación económicas y trajes a la medida para empresas de transporte de todos tamaños. TRANSPORTEX es una de ellas.

10. Plan a cinco años. Aspecto relacionado directamente con la planeación estratégica de la compañía donde todas las áreas, preferentemente a todos niveles trabajan en los objetivos y retos a cinco años; considerar un año a la vez es muy riesgoso y nos puede alcanzar el mercado, debido a ello, es fundamental tener la misma visión con el objetivo de productividad y liderazgo.

Hay otras recomendaciones pero las principales son: conocer tu empresa, conocer tu mercado, a tus clientes y saber el rumbo que tomará la línea transportista siempre con el enfoque de ser protagonista en cadenas logísticas; su participación en ellas debe ser a niveles de excelencia.

Texto basado en el artículo de Carlos Alberto Canseco Talavera, para Revista Énfasis (México).

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